Юбилейные встречи выпускников: в поисках эффективного формата
В мае-июне в нашем университете традиционно проходят юбилейные встречи выпускников. В этом году встречались выпускники 1963 (55 лет выпуску), 1968 (50 лет, стоматологический и лечебный факультеты), 1973 (45 лет выпуску), 1978 (40 лет выпуску), 1988 (30 лет выпуску), 1998 (20 лет выпуску стоматологический и лечебный факультеты), 1993 (25 лет выпуску), 2008 (10 лет выпуску, стоматологический и лечебный факультеты).
Любая встреча начинается с подготовки. Главную роль при этом играет инициативная группа выпускников. Центр взаимодействия с выпускниками помогает, по запросу инициативной группы, по таким направлениям как бронирование аудитории (повышенным спросом пользуется «семёрка»), заказ пропусков для автомашин, организация фотографирования, приглашение на встречу преподавателей и деканов.
Сами встречи проходят обычно по следующему сценарию. Выпускники собираются на территории университета: встречаются, общаются друг с другом, фотографируются. Затем – проходят в аудиторию, где действуют заранее подготовленная программа. Обычно выпускники рассказывают о себе (своих профессиональных достижениях, семьях), вспоминают историю своего потока, интересные случаи и студенческой жизни, демонстрируют архивные материалы (видео, фото, презентации), читают стихи собственного сочинения и др. Например, на встрече выпускников-ветеранов (55 лет выпуску) участники встречи вспомнили рейды в добровольной народной дружине, работу на целине и даже безбилетные поездки в электричке на сельскохозяйственные работы в колхоз «Ручьи» с дальнейшим «спасением» от контролёров.
Сами встречи вызывают чувство гордости за наших выпускников. Это состоявшиеся профессионалы, приверженцы своего дела, достойные люди, довольные своим профессиональным выбором. При этом их всех «тянет» в альма-матер, они помнят свой родной ВУЗ. Многие приезжают из других городов и даже из других стран. Все выпускники искренне благодарны своим педагогам, которые, по сути, дали им путёвку в трудовую жизни, и учили студентов высоким моральным ценностям. Тем самым, на юбилейных встречах выпускников складывается удивительная энергетическая и эмоциональная атмосфера: улыбки, объятия и рукопожатия, общение, воспоминания …
Поэтому очень важно, чтобы в университете создавались благоприятные условия для проведения юбилейных встреч выпускников. Здесь надо действовать органично: учитывать уже сложившиеся традиции и ненавязчиво внедрять новые компоненты в проведении встреч, востребованные самими выпускниками.
С учётом этого центр взаимодействия с выпускниками ещё с прошлого года начал постепенно переходить от помощи в подготовке юбилейных встреч - к участию в их проведении (естественно, при согласовании предлагаемых мероприятий с инициативными группами выпускников). Среди основных компонентов такого участия центра взаимодействия с выпускниками в программе юбилейных встреч можно назвать следующие.
1. Создание пространств фотографирования участников встреч.
В прошлом году мы предлагали участникам только атрибуты для фотографирования. В этом году мы впервые использовали огромные воздушные шары. Шары сделаны в виде цифр, обозначающих количество лет выпуску. Кстати, их приобретение оплатил спонсор – активный участник ярмарки вакансий из г. Калининграда. Участники встреч массово фотографировались на фоне этих шаров, а некоторые – даже забирали их с собой в ресторан.
2. Регистрация участников встреч с получением (конечно, при желании выпускника) адресов электронной почты. Полученная информация затем вносится в базу данных автоматической рассылки электронных версий номеров газеты «Пульс» и иной информации, связанной с деятельностью университета и интересной для выпускников.
3. Раздача участникам юбилейных встреч университетской газеты «Пульс». В этом году, помимо, «Пульса» выпускникам вручался буклет по базе «Васкелово» (причём, выпускники искренне радовались воссозданию базы). Кроме того, в майском номере газеты «Пульс» был опубликован материал по выпуску 1973 года. Участникам встречи этого выпуска было приятно получить именно этот номер газеты.
4. Составление диаграмм выпуска:
- диаграмма по территории работы выпускников. На карту города по каждому выпускнику наклеиваются наклейки, если выпускник работает в другом городе или в другой стране, то на карте пишутся их названия;
- диаграмма по специальностям, по которым работают выпускники. Диаграмма представляет собой таблицу с перечнем ключевых медицинских специальностей. По каждому выпускнику напротив специальности, по которой он работает, наклеивается наклейка.
Затем эти диаграммы фотографируются и высылаются выпускникам и размещаются на сайте (на странице центра взаимодействия с выпускниками). Такие диаграммы вызывают интерес у выпускников, визуально показывая судьбу участников встречи.
В этом году мы ввели новшество: если раньше диаграммы размещались стационарно и выпускники подходили к ним, то теперь диаграммы размещаются на двух министендах и волонтёры подходят с ними к группам выпускников.
5. Капсула времени.
Участники встречи пишут пожелания себе, своим сокурсникам, университету и помещают их в небольшой тубус, который хранится в центре взаимодействия с выпускниками. Через пять лет (на очередной юбилейной встрече) записки будут извлечены из тубуса и прочитаны выпускниками. Тем самым можно будет оценить, насколько сбылись пожелания.
6. Дерево династий.
Участники встречи, у которых сложились медицинские династии, могут написать информацию о своей династии на листочке и поместить на дерево. В дальнейшем эта информация будет использоваться для регистр династий наших выпускников.
7. Предоставление участникам встречи видеоматериалов.
Для программы встречи выпускников мы предоставляем (по согласованию с инициативными группами) видеосюжеты встреч выпускников, смонтированные под музыку известных песен с использованием изменённого текста, учитывающего настроение самих встреч. С этого года мы начали подготовку таких видеосюжетов на основе архивных материалов, заранее предоставленных инициативной группой выпускников по конкретному потоку. Так, например, получилось с юбилейной встречей «30 лет выпуску». В любом случае материал на «песенной» основе дополняется сюжетами прошедшей встречи и рассылается участникам юбилейной встречи.
Большую помощь в подготовке и проведении юбилейных встреч центру взаимодействия с выпускниками оказывают учебный отдел (бронирование аудиторий), служба охраны (выдача пропусков), волонтёры (участие в проведении мероприятий). Центр взаимодействия с выпускниками благодарит студентов-волонтёров Бутину С.Е., Карпишину А.Н., Черевко И.С., Чиркову А.О.), а также члена медиацентра (фотографирование).
В завершении хочется отметить несколько моментов:
- стремление наших выпускников поддерживать связи с нашим университетом велико;
- заложенные традиции юбилейных встреч выпускников важны и для университета, составляя важный элемент его корпоративной культуры;
- надо сохранять традиции взаимодействия с выпускниками и обогащать их, в том числе и путём поиска новых форматов проведения юбилейных встреч выпускников.
Руководитель центра взаимодействия с выпускниками,
к.м.н., доцент Эмануэль Ю.В.
